Perfil del asistente eficiente
Escrito #1
¿Que debes saber para ser una asistente eficiente?
El conocimiento de cada uno de estas caracteristicas, les ayudara a enfrentarse de forma adecuada a las modalidades del mundo empresarial.
Debemos tener siempre presente que las relaciones comerciales laborales y sociales exigen formas de comportarnos, lo que asegura una armonía y bienestar para todos.
Un asistente observa actitudes positivas y práctican la etiqueta, y cortesía basada en normas de protocolo.
Además de poseer las destrezas básicas necesarias para ejercer su profesión con eficacia, necesitan:
•tener la habilidad para asumir responsabilidad sin supervisión directa
•Demostrar iniciativa, buen juicio; y
•Tomar decisiones dentro del ámbito asignado de autoridad.
8 Destrezas básicas que todo Asistente debe poseer
Manejar la tecnología Adecuadamente
Comunicación
Solución de problemas
Toma de decisiones
.Establecer prioridades
Trabajar en equipo
Productividad
Calidad Total
Tecnología- Definitivamente la computadora debe ser una de sus armas se guerra, pero, además de esta, debes tener conocimiento y manejo de, programas de informatica como Word, Excel, Power point, Access. Aunque hoy en día con el adelanto de las tecnologías y con la popularidad de las asistentes virtuales, ese conocimiento de técnología debe poder ir más allá. Sistemas de CRM, Sistemas de Calendarización de citas, pagos automaticos, workflows, redes sociales, páginas Web, entre otras.
Comunicación- Todo el tiempo nos estamos comunicando, por esto debes cuidar:
Una comunicación escrita: clara, exacta y concisa (no se escribe como se habla)
Ser asertiva con tus palabras
Utilizar vocabulario apropiado (Depende a quien te dirijas)
Escuchar Activamente
Prestar atención al lenguaje NO verbal (siempre que no sea virtual)
La comunicación escrita requiere redactar oraciones completas, claras ,y con la información necesaria para lograr la transmisión completa del mensaje
Solución de problemas- Conoce algunas sugerencias ofrecidas para la resolución de conflictos.
Definir el problema- Se requiere tiempo para analizar serenamente los diferentes aspectos de la situación.
Identificar las posibles causas - Hacer una lista de las posibles causas, sin descartar aquellas que parezcan insignificantes o sin posibilidades.
Verificar las causas- Hacer un análisis objetivo de cada una de las causas.
Identificar posibles soluciones- Hacer una lista de las posibles soluciones, incluir las que parecen menos apropiadas.
Clasificarlas en orden descendente según su mayor o menor grado de posibilidad de solución, esto facilita su verificación.
Seleccionar y ejecutar la solución- Poner en acción la primera solución de la lista
Si no produce resultado, intentar con la siguiente.
Toma de decisiones-
Tomar decisiones acertadas y resolver problemas son técnicas que pueden aprenderse y que conviene ser desarrolladas.
Se logra un adecuado uso del tiempo y la empresa marcha con un alto grado de productividad, cuando se cuenta con personal que:
Sigue instrucciones sin tener que darle detalles
Presenta alternativas para solucionar situaciones
Toma decisiones sin traspasar su marco de autoridad.
Una sugerencia al momento de tomar decisiones es evaluar el impacto que tiene la decisión y las personas que se afectaran.
Ten la capacidad de tomar decisiones rápido y si necesitas cambiar alguna decisión evalúa de espacio.
Manejo del tiempo- Para esto te recomendamos:
Conocer bien su trabajo con relación a las tareas asignadas y la forma de realizarlas y dominar el equipo necesario.
Mantener el área de trabajo organizada.
Mantener la mente centrada en la tarea que se realiza
Hacer el trabajo bien desde la primera vez.
Planificar la composición y ubicación del equipo; así como los materiales necesarios.
Hacer un plan diario lo suficientemente flexible que permita atender las emergencias.
Trabajo en equipo- Hoy en día y cada vez más las empresas tienen como meta formar equipos de trabajo con alto y excelente nivel de desempeño.
Siempre busca identificar cual puede ser tu rol dentro de diferentes equipos de trabajo. Toma en consideración que los roles cambian de acuerdo a los objetivos de la tarea que se realiza en equipo. POr ejemplo Meredith Belbin investigador inglés y consultor de gestión, establece que existen nueve roles que las personas pueden combinar entre sí en los trabajos en equipo. Roles como el investigador de recursos, el cohesionador, el lider, el coordinador, cerebro, evaluador, especialista, impulsor, implementador y finalizador.
Productividad-Es el rendimiento por empleado en una empresa.
Se mide la realización de tareas por el empleado a base de la cantidad y efectividad del equipo que utiliza y el período de tiempo para la ejecución.
Uso de la computadora y los programas discutidos aumentan considerablemente la productividad.
Las asistentes productivas trabajan en equipo, producen información correcta, la presentan en el formato adecuado.
Calidad Total- Implica un esfuerzo continuo por mejorar, el cual comienza con metas personales de calidad y compromiso con esa calidad.
La calidad requiere un esfuerzo consciente y continuo de parte de todos
Se miden los logros de las metas, por medio de la retroalimentación que provee el cliente.
La evaluación final es la satisfacción del cliente
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